Vereinsfest organisieren

Drei Monate vorher: Rahmen festlegen

• Termin, Ort und Dauer festlegen. Denkt an die 72 Stunden, wenn es ein kleines Vereinsfest bleiben soll.
• Ein Team bestimmen: eine Person für Einkauf, eine für Helfer, eine für Kassa und Geld.
• Bei der Gemeinde nachfragen, ob das Fest angemeldet werden muss. Die Regeln stehen im Veranstaltungsgesetz eures Bundeslandes.
• Wenn Musik gespielt wird, klären, ob eine Meldung bei der AKM nötig ist.

Sechs Wochen vorher: Helfer und Einkauf

Die meisten Feste scheitern nicht am Essen, sondern an leeren Schichten. Legt einen Helferplan mit festen Schichten an, zwei bis drei Stunden sind ein gutes Maß. Schickt die Anfrage an die richtigen Gruppen im Verein, nicht an alle, und erinnert eine Woche vorher noch einmal.

Für den Einkauf hilft eine Liste vom letzten Jahr: Was wurde verkauft, was blieb übrig? Wer keine Zahlen hat, plant knapp und organisiert einen Nachschub am Festtag.

Zwei Wochen vorher: Tickets und Kassa

Wenn ihr Eintritt verlangt, verkauft ihr Tickets am besten schon vorab online. Das bringt Planungssicherheit und kürzere Schlangen am Eingang. Beim Einlass genügt dann ein Handy, das den QR-Code am Ticket prüft.

Klärt, ob ihr am Fest eine Registrierkassa braucht. Das hängt davon ab, ob es ein kleines oder großes Vereinsfest ist und wie viel ihr umsetzt. Die Grenzen erklärt der Ratgeber zur Registrierkassenpflicht. Legt die Artikel mit Preisen vorher an und probiert die Kassa einmal mit dem Team aus.

Am Festtag

• Wechselgeld und Kartenzahlung vorbereiten. Viele Gäste zahlen heute lieber mit Karte.
• Eine Person hat den Überblick über Schichten und springt ein, wenn jemand fehlt.
• Bestellungen am Tisch sparen Wege: Wer am Handy bestellt, schickt die Bestellung direkt an Schank oder Küche.

Danach: Abrechnung und Dank

Macht den Kassasturz noch am selben Abend und haltet fest, was verkauft wurde. Diese Zahlen sind die beste Einkaufsliste für das nächste Jahr. Und vergesst den Dank an die Helfer nicht, am besten mit ein paar Zahlen, was das Fest dem Verein gebracht hat.

So hilft Modora

Mit Events verkauft ihr Tickets und prüft sie beim Einlass per QR-Code. Die Kassa ist RKSV-konform, mit Tischplan, Bestellung am Handy und Tagesabschluss auf Knopfdruck. Und über Kommunikation erreicht die Helferanfrage genau die richtigen Leute.